FIRMA DIGITAL MANUSCRITA

Elimineu paper amb la
firma electrònica manuscrita

El sistema de firma digital manuscrita permet signar de forma fàcil i segura qualsevol document en format PDF. Garanteix l’autenticitat de la signatura, guanyeu temps, estalvieu imprimir còpies en paper i haver-les d’arxivar.

Podeu firmar utilitzant tabletes de signatura o dispositius mòbils com un telèfon mòbil, ordinador portàtil o Tablet.

SIGNATURA DIGITAL MANUSCRITA PER PART DEL CLIENT

Els documents que han de signar els clients varien segons quina sigui la vostra activitat, però si us trobeu en la necessitat que els clients us signin documents, la firma digital manuscrita us serà de gran ajuda.

Us posem alguns exemples de documents que els clients poden firmar amb la signatura electrònica manuscrita.

Documents de venda: Pressupostos, comandes, albarans.
Contractes de qualsevol tipus.
Documents necessaris per obrir una fitxa de client.
Permisos, consentiments, protecció de dades, autoritzacions de domiciliació de rebuts bancaris segons la normativa SEPA
Entrega de material en lloguer o en dipòsit.
Registre de viatgers (obligatori en establiments hotelers i allotjaments).
Documents fiscals (molt utilitzat per les assessories a l’hora de preparar la documentació del seus clients)

FIRMA ELECTRÒNICA MANUSCRITA PER PART DE L’EMPRESA

És molt habitual que l’empresa hagi de signar documents i qui ha de fer-ho no sempre és la persona que té el certificat digital de l’empresa.

En aquests casos, disposar d’un sistema de signatura digital manuscrita és de gran utilitat perquè agilitzat molt el procés de firma ja que normalment els documents a signar ja s’han rebut en format PDF o son fàcilment convertibles a aquest format.

La firma electrònica manuscrita elimina els costos d’impressió i la conseqüent pèrdua de temps que això suposa.

Us posem alguns exemples de documents que es solen signar amb la firma digital manuscrita per part de l’empresa.

Nòmines.
Contractes de qualsevol tipus.
Documents fiscals.
Documents de controls de qualitat.
Documents de compra, proformes, comandes de compra.
Documentació requerida per l’administració o pels proveïdors.
Documentació relativa a normes internes, normes ISO o similars.
Permisos, consentiments, protecció de dades, autoritzacions de domiciliació de rebuts bancaris segons la normativa SEPA.

Signatura electrònica manuscrita en tablet

DISPOSITIUS DE FIRMA DIGITAL MANUSCRITA

La firma digital manuscrita es pot fer en diferents dispositius:

- Tabletes de signatures, també coneguts com “PAD” de firmes.

Son dispositius específics per registrar la signatura i son els més recomanables per aquesta funció ja que capturen la firma amb la màxima precisió.
Alguns d’ells permeten registrar dades biomètriques per garantir encara més l’autenticitat de la firma, com per exemple la velocitat del traç o la pressió exercida sobre la pantalla en el moment de fer la signatura.
La majoria incorporen un punter per fer la firma, però els més segurs disposen d’uns punters especials que milloren considerablement la qualitat de la captura de la firma tant a nivell visual com a nivell biomètric.
N’hi ha diferents mides, amb pantalla monocrom o color i que permeten que la persona que signa vegi el document que està firmant a la pantalla del dispositiu de firma.
També existeixen models petits i més resistents perquè els puguin portar els treballadors amb mobilitat, com per exemple els comercials o tècnics que es desplacen al domicili del client.

- Telèfons mòbils.

Tot i que es solen utilitzar pels casos en que hi ha mobilitat, no son els més aconsellables si es vol que la firma tingui una bona qualitat i es pugui garantir la seva validesa.

- Ordinadors amb pantalla tàctil i Tablets convencionals.

Si la firma es fa sobre la pantalla del dispositiu, ens trobem amb el mateix cas que els telèfons mòbils: es port registrar la firma però no tindrà suficient qualitat com per garantir la seva validesa.
Ara bé, si la signatura es fa sobre una “PAD” de firmes connectada al dispositius mòbil, llavors aquesta firma ja tindrà la qualitat suficient com per poder demostrar que és vàlida.

Firmar a mà en portàtil, telèfon mòbil o tablet

ELS BENEFICIS DE LA SIGNATURA DIGITAL MANUSCRITA

Els principals beneficis que us aporta disposar a la vostra empresa d’un bon sistema de firma digital manuscrita son:

Estalvi de costos d’impressió.
Eviteu haver de tenir arxiu físic de documents en paper per tant guanyeu espai.
Guanyeu temps, ja que no cal imprimir el document, signar-lo, escanejar-lo un cop signat i tot seguit arxivar-los.
Els documents no es perden. Quantes vegades no heu trobat un albarà signat d’un client perquè l’operari l’ha perdut?
Podeu enviar una còpia al correu electrònic a la persona que signa el document de forma automàtica just quan ja ha signat el document.
L’arxiu electrònic és immediat ja que un cop es firma, el document es pot guardar automàticament a la carpeta corresponent del vostre sistema informàtic.
Podeu automatitzar processos de firma que assegurin que no es deixi cap casella per signar, és molt útil en els documents a on s’han de signar totes les pàgines o inclouen vàries firmes.
I sobretot: El sistema garanteix que la firma és vàlida, que no ha estat manipulada i en quina data i hora estat signat.

Validesa legal de la firma electrònica manuscrita

EL PROGRAMA DE FIRMA DIGITAL MANUSCRITA

Un bon sistema de firma digital manuscrita no és només signar un PDF, cal un programa específic que permeti incloure la signatura en els documents PDF, que garanteixi l’autenticitat de la firma i que faciliti al màxim el procés de firma així com el seu arxiu.

El software de signatura digital manuscrita eSignatureOffice és una aplicació utilitzada en molts països i que tan sols a Alemanya disposa de més de 100.000 instal·lacions.
És un sistema apte tant per firmes electròniques simples, per exemple firmar directament un PDF sense cap configuració prèvia, com per processos de firma més avançats, per exemple configurar documents perquè en el moment de generar-los des de l’aplicació corresponent automàticament es mostrin a la tableta de firmes i un cop signats s’arxivin a l’ordinador de l’empresa i s’enviï una còpia per correu electrònic a la persona que el signa.

Des de Micrològic us configurem el programa de firma electrònica manuscrita i donem suport tècnic necessari perquè la vostra empresa comenci a treure’n profit des del primer dia.

Configuració de firma electrònica manuscrita

ESPECIALISTES EN SOFTWARE DE GESTIÓ - ERP - CRM I PROGRAMES DE GESTIÓ EMPRESARIAL