Context Legal i Normatiu

El context legal i normatiu al voltant de la facturació electrònica a Espanya ha evolucionat significativament en els darrers anys. Aquesta evolució sorgeix com a resposta a la necessitat de modernitzar el sistema fiscal i augmentar l‟eficiència en la relació entre les empreses il‟Administració Pública.

Llei Crea i Creix

La Llei 18/2022, coneguda com a Llei Crea i Crece, marca una fita en l'obligatorietat de l'emissió de factures electròniques a l'àmbit comercial espanyol. Aquesta normativa es va implementar amb l'objectiu de fomentar la creació i el creixement d'empreses, així com millorar la transparència fiscal i comercial al país.

Entre els seus principals objectius hi ha la reducció de la morositat i la simplificació dels processos de facturació. S'estableix que totes les transaccions comercials han de ser documentades mitjançant factura electrònica, assegurant així un control més rigorós per part d'Hisenda i una traçabilitat més gran en les operacions realitzades.

Desenvolupament Reglamentari

El desenvolupament reglamentari de la Llei Crea i Crece s'està duent a terme mitjançant l'elaboració d'un Reial decret que especifica com s'haurà de gestionar la facturació electrònica. Aquest decret ha estat sotmès a informació pública i la seva aprovació és esperada per tal d'establir criteris clars per implementar-los.

Aquest desenvolupament inclou detalls sobre els requisits tècnics que han de complir les plataformes d‟emissió de factures, així com la interoperabilitat entre diferents sistemes utilitzats per empreses i administracions. La normativa busca no només facilitar la transició cap a la facturació electrònica, sinó també garantir el funcionament correcte de les eines que s'utilitzaran en aquest nou marc normatiu.

Terminis d'Implementació

La Llei Crea i Crece estableix un calendari per a la implementació de l'obligatorietat de la factura electrònica, dividit en diferents terminis segons el volum d'operacions de les empreses. Els terminis són els següents:

• Un any des de laprovació del règim regulador per a aquelles entitats que superin un volum doperacions de 8.000.000 euros.
• Dos anys per a les empreses la facturació de les quals s'ubiqui per sota d'aquest llindar.

Aquest enfocament esglaonat permet a les empreses adaptar-se progressivament a la nova normativa, garantint que totes, independentment de la seva mida, puguin complir amb les exigències de la Llei en els temps establerts.

Què és la Factura Electrònica?

La factura electrònica és un document digital que compleix els mateixos efectes legals que una factura en paper. El seu ús ha crescut considerablement, especialment després de les recents normatives que obliguen les empreses i els professionals a adoptar-la en les seves transaccions comercials.

Característiques principals

Les factures electròniques presenten certes característiques que les fan eficients i segures. Entre aquestes, destaquen:

• Format digital: S'emeten i reben en formats digitals, cosa que en facilita l'emmagatzematge i la transmissió.
• Validesa legal: Tenen la mateixa validesa que les factures tradicionals en paper, sempre que compleixin els requisits establerts per la normativa.
• Assegurament d'autenticitat: inclouen mesures de seguretat que garanteixen la integritat del contingut i la identitat de l'emissor.
• Facilitat d'accés: Permeten un accés immediat a la informació tant per a les empreses com per a l'Administració pública, millorant l'eficàcia en processos comptables.

Tipus de Factures Electròniques

Hi ha diferents tipus de factures electròniques, cadascuna dissenyada per al seu ús en contextos específics. Aquestes són les més comunes:

Factura B2B

La factura B2B (Business to Business) és utilitzada en transaccions entre empreses. Aquest tipus de factura és essencial per regular les operacions comercials, ja que inclou informació detallada sobre la transacció, com ara les parts involucrades, els béns o serveis prestats i els imports corresponents.

Factura B2C

La factura B2C (Business to Consumer) s'emet a les transaccions que involucren una empresa i un consumidor final. Aquest tipus de factura ha de complir normatives específiques que protegeixen el consumidor, proporcionant detalls clars sobre el producte o servei adquirit, així com la informació del venedor.

Factura per a organismes públics

Les factures adreçades a organismes públics són un tipus especialitzat que segueix els protocols específics establerts per l'administració. Aquestes factures solen requerir informació addicional per complir regulacions de transparència i control fiscal, cosa que assegura una gestió adequada dels recursos públics.

Obligació d'emissió de la factura electrònica

La nova normativa estableix requisits clars sobre l'emissió de factures electròniques que afecten diferents actors a l'àmbit empresarial i professional.

Empreses i Professionals Afectats

L'obligació d'emetre factures electròniques recau sobre totes les empreses i professionals que facin activitats econòmiques en territori espanyol. Això inclou tant grans corporacions com petits autònoms, per tal d'uniformitzar i modernitzar el procés de facturació i millorar la transparència en les operacions comercials.

Volum d'operacions

Un dels criteris determinants per al?obligatorietat de l?emissió de factura electrònica és el volum d?operacions de l?entitat. La legislació estableix dues categories segons el nivell de facturació de cada empresa o professional.

Superior a 8 milions d'euros

Les empreses que superin un volum d?operacions de 8 milions d?euros estan obligades a emetre factures electròniques des del primer moment en què s?apliqui la normativa. Aquestes entitats s'han d'adaptar als nous requisits tècnics i legals de manera immediata, garantint que els seus sistemes de facturació siguin capaços de gestionar correctament aquest tipus de documents.

Inferior a 8 milions d'euros

Els empresaris i els professionals que operen amb un volum d'operacions inferior a 8 milions d'euros tenen un termini addicional per adaptar-se a l'obligació d'emetre factures electròniques. Aquest termini concedeix a les petites i mitjanes empreses l'oportunitat d'ajustar els seus processos sense una pressió immediata, encara que l'obligació continuarà sent aplicable en un futur proper.

Excepcions a l'obligació

Si bé la majoria de les transaccions estaran subjectes a l'obligació d'emetre factura electrònica, hi ha certes excepcions que cal considerar. Aquestes excepcions són limitades i s'especificaran al reglament que desenvolupa la llei. Algunes de les situacions on podria no ser necessari emetre una factura electrònica inclouen:

• Transaccions de baix import.
• Operacions realitzades per sectors específics que encara no estiguin obligats.
• Situacions excepcionals on lús de factura en paper pugui ser justificable per raons tècniques u operatives.

És crucial que els professionals i les empreses es mantinguin informats sobre aquestes excepcions i verifiquin si la seva activitat encaixa en alguna, per evitar incompliments que puguin resultar en sancions o multes. A mesura que s'implementin més detalls a la normativa, s'espera que aquestes especificacions siguin aclarides per facilitar la transició i adaptació de tots els implicats.

Implementació del sistema VERIFACTU

La implementació del sistema VERIFACTU representa un avenç significatiu en la gestió de la facturació electrònica. Aquest sistema ha estat dissenyat per adaptar-se a les noves exigències legals i facilitar l'emissió i la remissió de factures en un entorn més digitalitzat.

Funcionalitats del sistema

VERIFACTU ofereix diverses funcionalitats que optimitzen el procés de facturació. Entre les seves característiques principals s'inclouen:

• Emissió i remissió instantània de factures a lAgència Tributària.
• Interoperabilitat amb diferents plataformes utilitzades per empreses, garantint que es puguin manejar diversos formats.
• Registre automàtic de totes les transaccions generades, cosa que permet una traçabilitat efectiva dels documents.
• Funcionalitats de seguretat que asseguren la integritat i l'autenticitat de les factures emeses.
• Incorporació d'un codi QR que facilita la verificació de la informació continguda a la factura.

Beneficis per a Autònoms i Pimes

L'adopció del sistema VERIFACTU ofereix múltiples avantatges especialment per a autònoms i petites i mitjanes empreses (pimes). Entre els beneficis destaquen:

• Reducció de costos operatius en eliminar la necessitat de programari privat específic per a la gestió de factures.
• Processos de facturació més àgils, fet que es tradueix en una disminució del temps de gestió administrativa.
• Facilitació en el compliment de les normatives fiscals, minimitzant el risc derrors en la presentació de factures.
• Millores en la relació amb els clients, gràcies a la rapidesa i l'eficiència en l'emissió de les factures.
• Accés a informació en temps real sobre les transaccions, cosa que millora la presa de decisions.

Requisits Tècnics

Per garantir un funcionament correcte del sistema VERIFACTU, és essencial complir amb certs requisits tècnics. Aquests requisits es defineixen per assegurar que la transició cap a un entorn de facturació electrònica es faci sense contratemps. Els aspectes principals inclouen:

• Adaptació dels sistemes informàtics existents perquè puguin comunicar-se de manera eficient amb la plataforma VERIFACTU.
• Compliment de les especificacions tècniques establertes a la normativa vigent, que inclouen seguretat, interoperabilitat i facilitat d'ús.
• Actualització de programari per garantir que les factures s'emetin en formats acceptats i que s'hi inclogui el codi QR requerit.

El compliment d'aquests requisits no només facilitarà la integració amb el sistema, sinó que també ajudarà les empreses a posicionar-se de manera competitiva en un mercat que cada cop es digitalitza més.

Normatives Tècniques per a l'Emissió de Factures

Les normatives tècniques que regulen l'emissió de factures electròniques són fonamentals per garantir la gestió correcta d'aquest tipus de documents. Aquestes normatives estableixen les pautes que han de seguir les empreses per assegurar la validesa i la integritat de les factures generades en format digital.

Formats Acceptats

Les factures electròniques es poden emetre en diversos formats. És essencial que tots els sistemes utilitzats per les empreses siguin compatibles amb aquests formats per assegurar la interoperabilitat i l'eficiència en l'intercanvi d'informació. Els formats més comuns inclouen:

• XML (Extensible Markup Language): Aquest format és àmpliament utilitzat a causa de la seva capacitat per estructurar dades de manera eficaç.
• PDF (Portable Document Format): Encara que no és un format estructurat, s'utilitza per a la visualització i l'emmagatzematge de factures, assegurant que el document es mantingui inalterat.
• EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Aquest format s'utilitza principalment en transaccions comercials a gran escala i garanteix l'estandardització en l'intercanvi electrònic de dades.

Seguretat i Autenticitat

La seguretat i l'autenticitat de les factures electròniques són aspectes crucials per evitar fraus i manipulacions en el procés de facturació. Les normatives estableixen que tots els sistemes d'emissió de factures han d'incloure mecanismes que garanteixin:

• Integritat: La factura no ha de ser alterada un cop emesa. Qualsevol modificació ha de quedar enregistrada i autoritzada.
• Autenticitat: Cal assegurar que la factura prové efectivament de l'emissor assenyalat. Això es pot aconseguir mitjançant certificats digitals o signatures electròniques reconegudes.
• Confidencialitat: La informació continguda a les factures ha de ser protegida contra accessos no autoritzats, utilitzant mètodes de xifratge adequats.

Traçabilitat i Registre

La traçabilitat és un altre element clau a les normatives tècniques. Cal que tots els sistemes de facturació electrònica continguin funcionalitats de seguiment que permetin registrar cada transacció i el seu estat en temps real. Els aspectes que cal considerar inclouen:

• Registre de transaccions: Cada factura generada ha de tenir un registre únic que en permeti la identificació i el seguiment.
• Auditoria: Facilitar l'autenticació i la revisió de cada transacció, permetent a les autoritats fiscals fer auditories de forma eficient.
• Estat de les factures: Els sistemes han de permetre als emissors i receptors consultar l'estat de les factures, assegurant la transparència en el procés.

Avantatges d'utilitzar la factura electrònica

La implementació de la facturació electrònica ofereix una sèrie de beneficis significatius per a les empreses i lAdministració Pública. Aquests beneficis es tradueixen en una millora en la gestió empresarial i un augment de la transparència del sistema fiscal.

Reducció de Costos

Un dels avantatges més destacats de la factura electrònica és la reducció de costos operatius. L'eliminació del paper i els recursos necessaris per imprimir i enviar factures físiques suposa un estalvi considerable. Les empreses poden beneficiar-se dels aspectes econòmics següents:

• Estalvi a Materials: Disminució en la compra de paper, tinta i sobres, així com les despeses relacionades amb l'emmagatzematge físic de documents.
• Menors Costos d'Enviament: La tramesa de factures electròniques eliminant l'enviament postal redueix notablement les despeses per aquest concepte.
• Reducció d'Errors: En automatitzar el procés, es minimitzen els errors humans a la facturació, cosa que evita costos addicionals per rectificacions o disputes amb clients.

Millora de l'Eficiència

L'adopció de la factura electrònica permet optimitzar diversos processos administratius dins les empreses. Aquest augment en l'eficiència es manifesta de les maneres següents:

• Processos Agilitzats: La creació i l'enviament de factures es realitzen de forma més ràpida en format digital, estalviant temps valuós per al personal administratiu.
• Accés Immediat a la Informació: Les factures electròniques poden ser emmagatzemades i consultades fàcilment, facilitant l'accés a dades rellevants en qualsevol moment.
• Integració amb Sistemes de Comptabilitat: La facturació electrònica es pot integrar amb programari de gestió empresarial, permetent una comptabilitat més fluida i precisa.

Transparència i Control Fiscal

La facturació electrònica contribueix significativament a la transparència fiscal i la lluita contra el frau. Aquest aspecte és fonamental en l'àmbit empresarial actual, on la regulació i el compliment són essencials:

• Major Visibilitat de Transaccions: La digitalització de les factures permet un control més eficaç sobre les operacions comercials, afavorint la supervisió per part de les autoritats fiscals.
• Prevenció del Frau: Les normatives que acompanyen la facturació electrònica estableixen mecanismes que dificulten la manipulació de documents, contribuint a un entorn més segur i ètic.
• Facilita Auditories: Els registres digitals creen un historial clar de totes les transaccions, fet que simplifica els processos d'auditoria i verificació per part de l'Administració.

Preparació per a l'obligació de facturació electrònica

La preparació adequada per a la implementació de l'obligació de facturació electrònica és crucial per garantir una transició fluida cap a aquest nou sistema. S'han de considerar diversos aspectes per assegurar el compliment normatiu i l'adaptabilitat de les empreses a les noves exigències.

Avaluació dels Sistemes Actuals

Realitzar una avaluació exhaustiva dels sistemes de facturació actuals és el primer pas que han de seguir les empreses. Aquesta anàlisi permetrà identificar les capacitats i les limitacions dels programaris existents, així com la seva compatibilitat amb els requisits de la normativa recent.

• Diagnòstic del Programari Actual: S'ha de determinar si el programari de facturació en ús pot fer factures electròniques d'acord amb la nova legislació.
• Anàlisi de Processos: Revisar els processos de facturació actuals per identificar àrees de millora i adaptació a la facturació electrònica.
• Detecció de Necessitats: Identificar si cal adquirir noves eines o modificar les existents per complir els terminis establerts.

Capacitació del Personal

La capacitació del personal és un aspecte fonamental en la preparació per a la facturació electrònica. Els equips de treball han d'estar informats i formats en l'ús de les eines noves i en els procediments relacionats amb l'emissió de factures electròniques.

• Formació Específica: Es recomana fer programes de formació sobre la normativa vigent i el maneig del nou sistema de facturació.
• Tallers Pràctics: Implementar tallers on el personal pugui practicar l'ús dels sistemes de facturació electrònica per familiaritzar-s'hi.
• Actualització Contínua: Establir un programa de formació contínua que mantingui el personal al dia amb les possibles actualitzacions de la normativa i tecnologia.

Adopció de Programari Compatible

Ladopció de programari compatible és un pas vital per complir amb els requisits de la facturació electrònica. És crucial triar solucions que no només siguin eficaces, sinó que també s'alineïn amb les especificacions tècniques requerides per la legislació.

• Investigació d'Opcions: Comparar diferents solucions de programari que compleixin les normatives de facturació electrònica.
• Avaluació de Costos i Beneficis: Considerar les implicacions econòmiques de cada opció, així com els beneficis a llarg termini que ofereixen.
• Integració amb Sistemes Existents: Assegureu-vos que el nou programari pugui integrar-se sense problemes als sistemes ja utilitzats per l'empresa.

Les sancions per incompliment de la normativa sobre facturació electrònica són un aspecte crucial per a la implementació correcta d'aquest sistema. El compliment estricte és fonamental per evitar repercussions negatives a l'àmbit empresarial.

Sancions per Incompliment

Tipus de Sancions

Les sancions per incompliment del règim de facturació electrònica poden variar depenent de la gravetat de la infracció. Les principals categories de sancions inclouen:

• Multes econòmiques: Aquestes són les més comunes i poden anar des de quantitats moderades fins a sancions significatives, segons el volum d'operacions i la naturalesa de l'incompliment.
• Suspensió d'activitat: En casos greus, les autoritats fiscals poden imposar la suspensió temporal d'activitats comercials i afecta l'operativa de l'empresa.
• Prohibicions de contractació: Les infraccions poden comportar restriccions en la possibilitat de contractació amb organismes públics o la participació a licitacions.
• Intervenció administrativa: En certes circumstàncies, ladministració pot intervenir el procés de facturació de lempresa per assegurar el compliment normatiu.

Conseqüències per a les Empreses

L'incompliment de les obligacions relacionades amb la facturació electrònica no només implica sancions directes, sinó que també genera una sèrie de conseqüències que poden impactar negativament en l'operativa i la reputació de les empreses.

• Impacte financer: Les multes imposades poden afectar el flux de caixa i la rendibilitat, portant a tensions financeres que podrien comprometre l'estabilitat del negoci.
• Pèrdua de confiança: Des de la perspectiva comercial, l'incompliment normatiu pot generar desconfiança entre els clients i proveïdors, cosa que es podria traduir en pèrdua de contractes o associacions estratègiques.
• Costos addicionals: La necessitat de corregir problemes relacionats amb el compliment de la normativa pot comportar costos addicionals per a l'empresa, ja sigui mitjançant la contractació d'assessoria externa o la implementació de sistemes de facturació electrònica.
• Augment del control fiscal: Un incompliment pot resultar en un escrutini més gran per part de l'administració tributària, portant a auditories més freqüents i en profunditat.

Canvis a la Gestió Empresarial

L'obligatorietat de la facturació electrònica està provocant una transformació significativa en la manera com les empreses operen i gestionen els seus processos interns. Aquests canvis estan donant lloc a una digitalització més gran de les activitats comercials ia una adaptació necessària de les estratègies empresarials.

Transformació Digital

La transformació digital és un fenomen irreversible a l'entorn empresarial actual. L'adopció de la facturació electrònica n'és un exemple clar, ja que implica no només la transició de documents en paper a formats digitals, sinó també el canvi cap a processos més àgils i eficients.

Els aspectes següents caracteritzen aquesta transformació:

• Integració de Sistemes: Les empreses han d'adaptar els sistemes de gestió per integrar la facturació electrònica. Això exigeix ​​una revisió exhaustiva dels processos interns.
• Automatització de Processos: La digitalització permet automatitzar tasques que anteriorment requerien intervenció manual, reduint errors i augmentant la velocitat en la generació de documents.
• Canvi Cultural: L'adopció de noves tecnologies necessita un canvi en la mentalitat dels empleats, els quals han d'estar disposats a aprendre i adaptar-se a eines noves.

En aquest context, la capacitat de les empreses per adaptar-se i adoptar tecnologies emergents determinarà la seva competitivitat al mercat actual. La factura electrònica és una peça clau daquest trencaclosques digital.

Impacte al Mercat Espanyol

L‟impacte de l‟obligació d‟emetre factures electròniques s‟estén més enllà de les empreses individuals; afecta també l'economia en conjunt. S'espera que aquesta transició generi un entorn més transparent i eficient per a totes les parts involucrades.

Entre els efectes més destacats es troben:

• Millora de la Transparència: La digitalització de la facturació facilita un accés més clar a la informació de transaccions, augmentant la confiança en les interaccions comercials.
• Reducció de la Morositat: Les noves regulacions poden ajudar a reduir els terminis de pagament entre empreses, ja que les transaccions queden registrades de manera automàtica i en temps real.
• Estímul a la Innovació: Les empreses es veuen impulsades a innovar ia explorar noves solucions tecnològiques que optimitzin els seus processos, cosa que pot resultar en un creixement econòmic general.

Aquest canvi cap a un sistema de facturació electrònica és, per tant, un motor de transformació que no només té importància per al compliment normatiu, sinó que també s'alinea amb la tendència global cap a la digitalització i la millora contínua en la gestió empresarial.

Des de Micrològic podem oferir el nostre programari de facturació GESCO 3, que permet passar-se sense problemes a la factura electrònica obligatòria, i és perfecte per a pimes i autònoms, truca avui mateix i t'informarem de tot el que cal saber.