Què és la factura electrònica?
La factura electrònica ha emergit com una solució essencial en el món empresarial actual. Es tracta d'un document digital que substitueix la factura en paper, garantint la seva validesa legal i facilitant la seva gestió.
Definició i característiques generals
La factura electrònica és un document digital que registra la venda de béns o serveis entre un emissor i un receptor. Aquest document és emès, rebut i, en ocasions, emmagatzemat en format electrònic, el qual ofereix diverses avantatges davant el format tradicional.
- Format estructurat que permet una millor gestió i seguiment.
- Possibilitat d'ús de signatures electròniques per garantir la seva autenticitat.
- Comunicació immediata i transferència automàtica de dades entre sistemes.
Diferències entre factura electrònica i en paper
Les factures electròniques i les factures en paper presenten diverses diferències significatives. Aquestes variacions afecten tant la forma de generació com la seva gestió.
- Forma d'emissió: La factura electrònica es crea i s'envia a través de plataformes digitals, mentre que la factura en paper requereix impressió física.
- Gestió documental: La factura electrònica facilita la classificació i l'emmagatzematge en sistemes digitals, eliminant la necessitat d'espai físico.
- Seguretat: Les factures electròniques poden estar encriptades i utilitzar signatures digitals, assegurant-ne la integritat i autenticitat.
- Costos: L'ús de factures electròniques redueix costos associats a la impressió, enviament i emmagatzematge físic.
Tipus de formats de factura electrònica
Hi ha diversos formats que es poden utilitzar per a les factures electròniques. Cadascun d'ells té característiques i aplicacions diferents, adaptant-se a les necessitats dels usuaris.
- Factures en PDF: Formats comunes que són fàcils de generar i lliurar, però no sempre compleixen amb les especificacions tècniques requerides en tots els casos.
- Factures en format XML: Permeten una integració més senzilla amb sistemes de gestió, ja que són estructurades i poden contenir informació detallada en un format llegible per màquines.
- Factures en EDI: Utilitzades principalment per a la comunicació entre empreses, aquest format permet l'intercanvi de documents segons normes estandarditzades.
Context normatiu de la facturació electrònica
El context normatiu de la facturació electrònica a Espanya s'ha anat consolidant mitjançant diverses lleis i regulacions que busquen promoure la digitalització i la transparència en les operacions comercials. És important conèixer les diferents normatives que regulen aquesta pràctica.
La Llei Crea i Crece
La Llei Crea i Crece, aprovada el 28 de setembre de 2022, és un dels pilars fonamentals en la regulació de la facturació electrònica. Aquesta normativa busca promoure la modernització del teixit empresarial espanyol, facilitant la creació i el creixement d’empreses. Un dels seus objectius és reduir els terminis de pagament i fomentar la transparència en les transaccions comercials.
La llei estableix que les empreses que superin un volum d'operacions de 8.000.000 d'euros hauran d'emetre factures electròniques en un termini d'un any després de l'aprovació del reglament corresponent. Les empreses amb un volum d'operacions inferior disposaran d'un termini de dos anys per a la seva adaptació.
Altres normatives relacionades
A més de la Llei Crea i Crece, altres normatives contribueixen a establir el marc jurídic de la facturació electrònica a Espanya. Algunes d'aquestes lleis inclouen:
- Llei 25/2013: Aquesta llei busca promoure la facturació electrònica en les relacions comercials amb administracions públiques, exigeix que les entitats que treballen amb el sector públic utilitzin aquest sistema de facturació.
- Normativa sobre seguretat en les transaccions electròniques: Estableix requisits tècnics per garantir la seguretat i la integritat de les factures enviades i rebudes de manera electrònica.
- Directives europees: Espanya també s'ha de regir per directrius de la Unió Europea que fomenten la digitalització i establixen requisits mínims per a la facturació electrònica.
Qui està obligat a emetre factures electròniques?
La nova normativa afecta a una àmplia gamma d'empreses i autònoms que realitzin activitats econòmiques. En concret, han d'emetre factures electròniques:
- Autònoms que superin el límit de 8.000.000 d'euros en volum d'operacions.
- Petites i mitjanes empreses (pimes) que són capaços d'arribar a aquest volum d'operacions, que hauran de preparar-se per a la transició a la facturació electrònica.
- Grans empreses, que moltes vegades ja operen amb sistemes digitals, adaptant-se més fàcilment a les noves regulacions.
- Qualsevol entitat que treballi amb les administracions públiques, conforme a les lleis estables de la contractació pública.
En resum, la normativa sobre la facturació electrònica no només s'aplica a un tipus d'empresa, sinó que exigeix una adaptació generalitzada al nou sistema de facturació, i des de Micrològic us podem donar solucions per poder-la implantar a la vostra organització d’una forma senzilla i econòmica.