Què és la factura electrònica?

La factura electrònica és un document digital que substitueix la factura tradicional en paper. El seu ús s'ha intensificat en els darrers anys, especialment a Espanya, on la legislació ha fomentat la seva adopció per millorar la gestió fiscal i comercial.

Definició i concepte clau

Una factura electrònica és un document que acredita la transacció de béns o serveis entre dues parts, emesa i gestionada en format digital.

Els atributs clau de la factura electrònica inclouen la signatura digital, que garanteix l'autenticitat del document, i l'ús de formats estandarditzats, com ara XML. Això permet que les factures siguin processades de manera automàtica pels sistemes de comptabilitat.

Diferències amb la factura tradicional

Comparada amb la factura tradicional, la factura electrònica presenta diverses diferències significatives que l'han fet guanyar popularitat entre les empreses i autònoms.

• Format digital vs. paper: Les factures electròniques es gestionen de manera digital, eliminant la necessitat de paper i costos associats al seu enviament.
• Processament automàtic: Les solucions de facturació electrònica permeten la importació automàtica de les dades al programari de comptabilitat, reduint errors humans.
• Seguretat: La signatura electrònica garanteix la integritat i autenticitat del document, lluitant contra possibles fraus.
• Accés immediat: Les factures electròniques poden ser enviades i rebudes en temps real, permetent una gestió més eficient.

Avantatges de la factura electrònica

Adoptar la factura electrònica suposa múltiples avantatges, tant per a les empreses com per als seus clients. Alguns dels més destacats són els següents:

• Reducció de costos: Eliminar el paper i els costos de correu i emmagatzematge representa un estalvi significatiu per a les empreses.
• Agilització dels processos: La gestió digital permet una tramitació més ràpida, el que s tradueix en una millor eficiència administrativa.
• Millora en la traçabilitat: És més fàcil seguir el recorregut d'una factura electrònica, facilitant auditories i controls interns.
• Sostenibilitat: Al prescindir del paper, les empreses contribueixen a reduir la seva petjada ecològica, al mateix temps que s'adapten a una economia més digital.

Marc legal de la factura electrònica obligatòria

El marc legal que regula la factura electrònica obligatòria ha evolucionat recentment, establint un conjunt de normatives que les empreses han d'aplicar per garantir la seva correcta emissió i recepció. A continuació, es descriuen les normatives clau que composen aquest marc legal.

Llei Crea i Creix

Aprovada el setembre de 2022, la Llei Crea i Creix representa un avenç important en l'obligació de l'ús de la factura electrònica. Aquesta legislació busca fomentar la digitalització de les petites i mitjanes empreses (pimes) i prevenir la morositat en les transaccions comercials. D'aquesta forma, s'estableix que tant les empreses com els autònoms han de començar a implementar sistemes de facturació electrònica.

El seu principal objectiu és facilitar la conciliació de pagaments i la transparència en les relacions comercials, amb l'esperança que aquest nou requeriment millori la salut financera de les empreses.

Reglament de facturació electrònica

El Reglament de facturació electrònica complementa la Llei Crea i Creix, establint les condicions tècniques per a l'emissió, recepció i arxiu de les factures electròniques. Aquesta normativa especifica els requisits que han de complir les empreses per assegurar la validesa i autenticitat de les seves factures electròniques.

• Definició dels formats de facturació electrònica a utilitzar, com ara el format XML.
• Provisions sobre la seguretat i la confidencialitat de les dades de les factures.
• Instruccions sobre la conservació i la gestió documental necessària per a les factures electròniques.

Llei Antifrau

La Llei Antifrau, aprovada com a part de l'estratègia del govern espanyol per combatre el frau fiscal, també té implicacions significatives en el context de la factura electrònica obligatòria. Aquesta normativa busca implementar mesures que redueixin les oportunitats de frau i afavoreixin la recaptació tributària.

Entre les seves principals característiques es troben:

• La obligació de remetre factures a l'Agència Tributària de manera instantània.
• Normes estrictes sobre la veracitat de la informació continguda en les factures.
• Controli més rigorós sobre les operacions comercials per part de les autoritats fiscals.

Aquesta llei implica que les empreses han de garantir que les seves pràctiques de facturació són transparents i en línia amb les expectatives legals, per reduir el risc d'auditories i sancions.

Requisits tècnics per a emetre factures electròniques

Els requisits tècnics per a l'emissió de factures electròniques són fonamentals per assegurar la compatibilitat i la seguretat en el procés de facturació. Les empreses han d'adaptar-se a les noves tecnologies per complir amb les normatives vigents.

Programari de facturació electrònica

El primer requisit és la disponibilitat d'un programari adequat que permeti l'emissió i recepció de factures en format electrònic. Aquest programari ha de facilitar la creació de documents que respectin les especificacions legals i tècniques establertes. A més, ha de ser compatible amb el format XML, que és l'estàndard per a la gestió automatitzada de les factures.

El programari també ha de permetre integrar diferents funcionalitats, com ara la gestió de clients, seguiment de pagaments i informes financers. La selecció d'un bon programari pot influir directament en l'eficiència operativa de l'empresa.

Signatura digital

La signatura digital és un altre requisit tècnic indispensable. Aquesta signatura garanteix l'autenticitat i la integritat de la factura electrònica. Amb l'ús d'un certificat electrònic vàlid, les empreses asseguren que el document no ha estat modificat després de la seva emissió.

Certificats electrònics vàlids

Per a la signatura digital, és necessari disposar de certificats electrònics emesos per una autoritat de certificació reconeguda. Aquests certificats han de ser vàlids i actualitzats regularment. El seu ús no només protegeix les dades, sinó que també pot millorar la confiança dels clients i proveïdors en la gestió documental de l'empresa.

Formats estructurats a utilitzar

Les factures electròniques han de ser emeses en formats estructurats que permetin la seva lectura automàtica i el seu processament per part del software de les diferents administracions. Els formats més comuns i acceptats inclouen XML i, en algunes circumstàncies, PDF amb codificació específica.

Aquests formats asseguren que la informació obligatòria es presenti de manera clara i accessible i que es compleixi amb les regulacions establertes pel Reglament de Facturació. És important que les organitzacions es mantenen al dia sobre qualsevol canvi normatiu que pugui afectar els formats utilitzats.

Terminis d'implementació per a les empreses

Els terminis establerts per a la implementació de la factura electrònica són clau per a les empreses que s'han d'adaptar a aquesta nova normativa. La planificació adequada i la consciència dels diferents terminis poden facilitar la transició.

Calendari per a petites i mitjanes empreses

A partir de l'any 2025, totes les petites i mitjanes empreses (pimes) hauran de començar a emetre factures electròniques. Això es distribuirà en diferents etapes per assegurar una adaptació gradual:

• 2025: Data límit per a la implementació de la factura electrònica, amb un període de preparació que les pimes han de considerar per a realitzar els ajustos necessaris en els seus processos.
• 2026: Aquelles empreses amb una facturació superior a 8 milions d'euros hauran d'adaptar-se a la normativa, tenint un any per fer-ho.
• 2027: La resta de pimes i autònoms tindran un període de 24 mesos per ajustar-se a la normativa de facturació electrònica, el que els donarà temps suficient per fer les adaptacions necessàries.

Terminologia per a grans empreses

Les grans empreses, que sovint operen amb un volum de negoci més elevat, estaran subjectes a un calendari d'implementació diferent. Així doncs, el seu pla d'adaptació per a la facturació electrònica es dedicarà a:

• Adaptar el seu sistema de facturació electrònica abans de la data límit del 2026.
• Implementar sistemes d'emissió de factures electròniques que s'ajustin amb els requisits normatius.
• Col·laborar amb consultors experts per a garantir una transició efectiva i complir amb les obligacions legals.

Excepcions i consideracions especials

Malgrat la generalització de la factura electrònica, existeixen excepcions que cal considerar. Algunes de les més rellevants són:

• Els negocis que operen en efectiu, com ara bars i restaurants, poden estar exempts d'emetre factures electròniques per transaccions inferiors a 3.000 euros.
• Les operacions internacionals podrien quedar exempte de la normativa, un aspecte que cal tenir en compte a l'hora de planificar la facturació electrònica.
• Les empreses petites que disposin de recursos limitats per adaptar-se a aquesta normativa potser tindran un termini addicional per garantir que compleixin amb els requisits tècnics necessaris.

Impacte de la factura electrònica en les empreses

La implantació de la factura electrònica en el món empresarial comporta múltiples implicacions que transformen la manera de gestionar les finances i les operacions d'una organització. Els efectes positius són significatius en diferents àmbits.

Reducció de costos

La transició vers la digitalització de les factures suposa una reducció notable de despeses operatives. Les empreses poden observar estalvis en diversos aspectes, com ara:

• Eliminació de costos associats a la impressió de paper.
• Estalvi en enviaments postals, ja que les factures electròniques es poden transmetre de manera immediata.
• Menys recursos destinats a la gestió física de documents, permetent una millor gestió del temps i de la força laboral.

Per tant, la factura electrònica ajuda a optimitzar els costos generals de l’operativa empresarial, fomentant una millor eficiència financera.

Agilitació dels processos administratius

La implementació d'un sistema de factura electrònica accelera el flux dels processos interns de l'empresa. Les transaccions es realitzen amb major celeritat, i algunes de les millores observables són:

• Tràmits administratius més ràpids gràcies a la integració amb sistemes de gestió electrònica.
• Mig termini d'aprovació i pagament reduït, el que promou una millor relació amb proveïdors.
• Reducció de l'error humà, ja que automatitza moltes de les tasques que implicaven processaments manuals.

Com a resultat, les empreses poden dedicar temps a altres àrees estratègiques, millorant la seva productivitat global.

Millora de la transparència i seguretat

La facturació electrònica incrementa la seguretat de les transaccions i permet un màrqueting organitzatiu més transparent. Alguns aspectes que evidencien aquesta millora són:

• Els documents electrònics són més difícils de manipular o alterar, garantint la integritat de la informació.
• La traçabilitat de les factures s’augmenten, el que facilita el seguiment i l'auditoria de processos.
• La relació amb l'Administració Tributària es torna més directa, amb l'obligatorietat d'enviar les factures de manera immediata, reduint el risc d'incidències o incompliments.

La transparència i la seguretat en les transaccions es tradueixen en més confiança entre socis comercials i una imatge de fiabilitat davant els clients.

Com preparar-se per a la facturació electrònica

La preparació per a la facturació electrònica implica un enfocament estratègic i una adaptació significativa dels processos internes de les empreses. Serà bàsic formar-se adequadament en l'ús d'aquestes noves eines digitals.

Capacitat en l'ús de noves tecnologies

Dominar les noves tecnologies és fonamental per a la implementació amb èxit de la factura electrònica. Les empreses haurien de centrar-se en els següents aspectes:

• Formació del personal per a l'ús de software de facturació electrònica.
• Sessions formatives sobre seguretat de dades i signatura digital.
• Comunicació per a explicar els canvis als empleats i garantir que tots estiguin alineats amb el nou sistema.

És prioritari entendre el funcionament de les eines que s’utilitzaran per gestionar la facturació electrònica i mantenir-se actualitzat amb les novetats tecnològiques que puguin influir en el seu ús.

Consultoria i assessorament especialitzat

La col·laboració amb experts en facturació electrònica pot proporcionar un suport clau en el procés de transició. Algunes recomanacions inclouen:

• Contractar serveis d'assessorament que puguin guiar les empreses en els requeriments legals.
• Involucrar professionals de TI que ajudin a implementar una solució tecnològica adaptada a les necessitats empresarials.
• Obtenir opinions i recomanacions de companyies que ja hagin realitzat la transició.

L’assessorament pot evitar errors que podrien sorgir per manca de coneixement i millorar la seguretat i eficàcia del sistema.

Adaptació de la infraestructura tecnològica

Cal avaluar i, si cal, millorar l'infraestructura tecnològica per assegurar que suporti la facturació electrònica. Aspectes clau inclouen:

• Revisar la capacitat del sistema actual per manejar el nou programari de facturació electrònica.
• Garantir que existeixi una connexió a Internet fiable i ràpida.
• Actualitzar equips informàtics que puguin ser necessaris per operar amb aquestes solucions digitals.

Aquesta etapa permetrà no solament complir amb la normativa, sinó també millorar l'eficiència operativa del negoci.

Preguntes freqüents sobre la facturació electrònica

Aquesta secció aborda les preguntes més comunes relacionades amb la facturació electrònica. Aquí es poden resoldre dubtes sobre obligacions, terminis i processos implicats en la seva adopció.

Obligacions per a autònoms

Els autònoms estan obligats a emetre factures electròniques quan les seves transaccions ho requereixin. Això implica que han d'adaptar-se a les noves normatives establertes. És important que els autònoms coneguin les següents obligacions:

• Emissió d'un format electrònic estàndard de factura.
• Utilització de programari de facturació adequat que permeti l'enviament i la recepció de documents electrònics.
• Acreditar la identitat mitjançant signatura electrònica, assegurant l'autenticitat de les factures.

Igualment, s'ha de tenir en compte que les excepcions poden aplicar-se a transaccions inferiors a determinats imports o a situacions particulars detallades en la normativa, com pot ser en el cas de pagaments en efectiu.

Quan serà obligatòria per a tots?

La normativa sobre facturació electrònica estableix uns terminis escalonats. La seva obligació per a la totalitat de les empreses entrarà en vigor de manera gradual:

• El 2025, totes les empreses han de començar a emetre factures electròniques.
• Les empreses amb facturació superior a 8 milions d'euros tenen un any a partir de 2026 per adaptar-se.
• La resta d'empreses i autònoms disposaran de 24 mesos a partir de 2027 per complir amb aquest requeriment.

Aquest calendari busca facilitar la transició i oferir temps suficient a totes les parts implicades per implementar els canvis necessaris.

Com rebre i emetre factures electròniques?

El procés per rebre i emetre factures electròniques es basa en la utilització de programari de gestió adequat. A continuació, es detallen els passos principals que cal seguir:

• Emissió: Utilitzar un programa de facturació que generi documents en format electrònic i s'encarregui de la seva signatura digital.
• Recepció: Assegurar-se que el sistema o programari escollit sigui capaç de rebre factures d'altres empreses que utilitzin la mateixa normativa electrònica.
• Emagatzement: Mantenir un registre digital de totes les factures emeses i rebudes, garantint la seva integritat i seguretat per a futures consultes o auditories.

La correcta implementació d'aquests processos és crucial per assegurar el compliment de les normatives i facilitar un flux de treball eficient dins l'empresa.

Consells per a la transició efectiva

Per a les empreses que es preparen per a la implementació de la factura electrònica, és essencial considerar alguns consells pràctics que poden ajudar a fer que la transició sigui més fluida:

• Formació del personal: Proporcionar una formació adequada a l’equip pot facilitar enormement la implementació. Comprendre el nou sistema és clau per evitar resistències i facilitar la seva adopció.
• Tria del programari adequat: Escollir un bon programari de facturació electrònica pot marcar la diferència en la facilitat d’ús i la integració amb altres sistemes de gestió.
• Suport tècnic constant: Assegurar-se que hi hagi assistència tècnica disponible per resoldre dubtes o inconvenients durant la migració és molt recomanable.
• Avaluació contínua: Un cop implementat el sistema, és útil realitzar una avaluació periòdica per identificar possibles millores i ajustar processos.

Confia en els nostres programes de gestió per aquesta transició sigui el més fàcil per a la teva empresa!